9 étapes à suivre pour réaliser un bon appel d’offres PIM

Vous pensez de plus en plus à utiliser une solution PIM mais vous ne savez pas comment vous y prendre pour réaliser votre appel d’offres PIM ?

Mettre en place une solution PIM est un vrai projet d’entreprise. Cela nécessite l’implication de l’ensemble des équipes de l’entreprise et représente un réel investissement financier. Afin que ce projet se déroule dans les meilleures conditions, nous vous avons sélectionné une liste de 9 étapes à suivre pour réaliser votre appel d’offres PIM.

Au sommaire :

• Prenez connaissance des différentes solutions existantes sur le marché du PIM
• Définissez le périmètre de votre projet
• Envoyez votre dossier complété à la liste des prestataires PIM/DAM
• Étudiez les dossiers et offres proposés
• Assistez à des démonstrations des solutions PIM
• Définissez votre short-list des solutions PIM
• Demandez une démonstration personnalisée
• Choisissez la solution PIM qui répond le mieux à vos besoins
• Lancez la contractualisation 

Etape 1 : Prenez connaissance des solutions existantes sur le marché du PIM

Avant toute chose, nous vous recommandons de commencer par faire une analyse du marché du PIM.

Cette première étape vous permettra de recueillir un maximum d’informations et de vous renseigner sur toutes les solutions PIM/DAM qui sont présentes dans le marché.

Les articles de blog,   ou encore les études de cas clients peuvent vous aider à récolter des informations utiles dans votre choix de PIM.

Pour toute autre information à clarifier ou pour toute question précise, nous vous conseillons de contacter directement les solutions. Elles pourront vous guider plus facilement vers les démarches à effectuer pour la suite de votre projet PIM.

Ne vous fiez pas à des comparatifs plus que orientés !
Vous pouvez aussi tout simplement tester les solutions PIM.

Étape 2 : Définissez le périmètre de votre projet

Dans cette étape, il vous sera demandé de :

• Présenter votre entreprise et son activité,
• Préciser quelles sont vos motivations et raisons à vouloir mettre en place un PIM,
• Exprimer les besoins auxquels vous souhaitez répondre avec l’utilisation d’une solution PIM (sous forme de tableau),
• Préparer le cahier des charges (fonctionnel et technique),
• Indiquer la période et les dates souhaitées pour votre projet.

Cette étape donnera une meilleure compréhension de vos besoins et vos attentes par les solutions PIM.

Certaines solutions peuvent vous proposer un modèle de cahier des charges que vous pouvez compléter.

Étape 3 : Envoyez votre dossier à la liste établie des prestataires PIM

Une fois tous ces éléments précisés, votre dossier est prêt à être envoyé aux solutions PIM que vous aurez présélectionnées.

Les solutions qui auront reçu ce dossier, analyseront vos besoins en termes de PIM et vous fournirons en retour des informations plus précises sur leur solution et sur comment celle-ci peut vous aider dans votre projet.

Étape 4 : Étudiez les dossiers et offres proposées

Après réception des dossiers et offres proposés, il ne vous reste plus qu’à prendre le temps de les analyser afin de ne sélectionner qu’un nombre plus restreint de solutions PIM pour la suite de l’appel d’offres.

Pour vous aider dans ce choix, vous pouvez vous poser les questions suivantes :

• Est-ce que l’offre proposée peut répondre à mes besoins ?
• Quelles sont ses points forts et points faibles en termes de PIM ?

Étape 5 : Assistez à des démonstrations des solutions PIM

La démonstration concerne la présentation globale des logiciels PIM. Elle vous permettra d’y voir plus clair dans votre choix final.

En effet, vous rentrerez plus concrètement dans l’utilisation du PIM et la partie fonctionnelle de cette solution, ce qui vous permettra de mieux vous projeter et savoir si le logiciel vous convient toujours.

Il est important de demander l’avis de chacun des membres présents lors de cette démo, afin de voir si la compréhension et la projection a été facile, ou si au contraire, la solution semble d’entrée compliquée à utiliser.

Étape 6 : Définissez votre short-list des solutions PIM

Sélectionnez, parmi toutes les solutions qui vous ont été présentées, les 2 ou 3 qui vous semblent convenir et répondre au mieux à vos besoins.

Il faut qu’elles soient en adéquation avec ce que vous recherchez et que vous puissiez vous projeter.

Une fois cette short-list faite, échangez plus en détails avec les différentes solutions sur votre projet et comment vous voyez la collaboration

Etape 7 : Démonstration personnalisée

Les prestataires avec qui vous aurez décidé de continuer vous préparerons une démonstration plus poussée et personnalisée avec vos données produits.

Ce type de présentation peut s’appeler POC (Proof of Concept).

Lors de cette étape seront présentés des aspects plus techniques et fonctionnels de la solution. Vous pourrez aussi aborder des points financiers pour avoir une idée plus précise de l’investissement nécessaire.

Certaines solutions ne fonctionnent pas de la même manière (par abonnement ou par achat de licence).

Etapes  8 : Choisissez la solution PIM qui répond le mieux à vos besoins

Il est important dans cette étape de comparer les solutions entre elles :

• Qu’est-ce qui les différencie ?
• Qu’est-ce qu’on retrouve de presque similaire ?
• Laquelle je me sens le plus à l’aise avec ?
• Avec laquelle je me projette le plus ?

C’est un choix certes difficile à faire      mais ce choix vous appartient entièrement.

L’avis de chacun des membres qui aura accès et travaillera avec la solution PIM doit être pris en compte afin d’optimiser la familiarisation avec la solution et son utilisation dans l’entreprise.

Étape 9 : Lancez la contractualisation

Vous avez fait enfin votre choix ?

Maintenant place au contrat ! Cette étape concerne la phase de négociation avec la solution choisie.

Les éléments négociés sont rédigés, votre contrat est prêt à être vérifié et signé.

Votre projet PIM peut ensuite commencer dans de bonnes conditions.