Quel est le coût d’une solution PIM ?

Gérer les données produits représente aujourd’hui un enjeu majeur pour les entreprises. Pour répondre à cette problématique, le PIM (Product Information Management) est alors devenu incontournable pour toutes les entreprises qui souhaitent optimiser la gestion de leurs données produits et augmenter leur performance.

Aujourd’hui, le PIM fait partie des outils de gestion les plus réputés.

Pour vous aider à estimer le coût total d’un projet PIM, découvrez cet article !

Les avantages d’une solution PIM

Le rôle d’une solution PIM est avant tout de faciliter la collecte et la centralisation de vos données marketing, techniques, logistiques et réglementaires. Ces données peuvent être issues de sources multiples. Le PIM permet la centralisation des données produits et leur diffusion multicanal. Il contribue à la valorisation des informations produits.

Le PIM propose de nombreuses fonctionnalités qui vous permettent de :

• collaborer à plusieurs sur la plateforme : les différents services peuvent accéder au PIM et les droits sont personnalisables en fonction du profil des différents collaborateurs.
• collecter et stocker les données de manière efficace : les données sont stockées dans un référentiel unique et peuvent être enrichies à tout moment.
• réduire considérablement le time to market : les délais de mise à disposition de l’information produits seront plus courts.
• améliorer la qualité des données produits : des processus de création, de mise à jour et de publication de vos données produit permettront d’assurer la qualité des données. D’autre part, des outils pourront contrôler les données en fonction de règles métiers.
• faciliter la connexion : le PIM s’interface avec tous les outils dont dispose le système d’information de l’entreprise, qu’ils soient internes ou externes, afin de faciliter l’intégration et la publication des données.

Les critères de choix d’une solution PIM

En commençant vos recherches, vous avez dû recenser différentes solutions PIM et vous vous demandez quelle serait celle qui correspondrait le mieux à vos besoins.

On peut définir les critères de choix d’une solution PIM en 4 points :

• le périmètre fonctionnel du logiciel PIM : pour bien choisir la solution, vous devez dans un premier temps lister toutes les fonctionnalités dont vous aurez besoin en étant le plus exhaustif possible :
  • fonctionnalités PIM (Product Information Mangement)
  • fonctionnalités DAM (Digital Asset Mangement)
  • fonctionnalités de publication papier (fiches produits, brochures, catalogues)
  • fonctionnalités de publication digitale

  Une bonne solution doit vous proposer un panel de fonctionnalités qui vous simplifiera la gestion, l’enrichissement et l’exploitation de vos informations produit. Le plus simple est de tester vous-même quelques solutions et de vérifier que vos besoins sont bien couverts.

• l’ergonomie : une solution ergonomique et intuitive favorisera l’embarquement des équipes ; elle limitera les coûts et temps de formation.
• l’autonomie : afin de limiter les coûts de maintenance, vous aurez besoin d’autonomie pour paramétrer et administrer votre PIM. Les fonctionnalités essentielles doivent être accessibles sans intervention de votre service informatique ou du prestataire qui intégrera la solution.
• l’intégration dans votre écosystème : la solution PIM va être intégrée dans votre écosystème et sera interfacée à votre ERP, à votre site e-commerce et à vos logiciels métiers. Vous devez vérifier si la solution que vous allez choisir est bien compatible avec ces différents outils.

Quel budget pour la mise en place d’un PIM ?

La mise en place d’un projet PIM est un projet d’entreprise qui nécessite des ressources humaines et financières. Elle impliquera plusieurs métiers et services de votre entreprise, et leur aide sera précieuse au quotidien.

Avant de choisir votre solution PIM, vous devez d’abord établir votre budget.

Sur le marché du PIM, les modèles économiques peuvent varier. Pour bien évaluer le coût d’un projet PIM, il faut estimer son coût global en prenant en compte l’ensemble des éléments nécessaires au succès de votre projet.

Licence PIM : achat ou abonnement

Les deux modèles économiques existent. Vous pouvez acquérir un PIM sous forme d’abonnement ou bien sous forme de licence.

Pour bien estimer les coûts de chacun des modèles, le mieux est d’effectuer des simulations sur 5 ans.

Si vous déployer un PIM en mode Saas (Software as a Service), le logiciel sera hébergé par l’éditeur. Si vous choisissez un logiciel en mode On-Premise, le PIM sera installé physiquement dans l’environnement informatique de votre entreprise.

Ce qu’il faut retenir :

• Achat de licence : en achetant la licence PIM la première année, vous aurez uniquement les coûts de maintenance et l’hébergement les années suivantes.
• Mode abonnement : chaque année, il faudra payer les coûts d’abonnement qui comprennent les droits d’usage de la solution.

Les coûts récurrents

Cela concerne le budget à allouer au système chaque année. Dans votre budget, nous vous conseillons de prendre en compte plusieurs éléments qui auront un impact significatif sur vos dépenses :

• les tarifs de l’abonnement annuel en fonction de l’éditeur,
• la maintenance annuelle,
• l’hébergement selon le mode de déploiement choisi.

Avec certains éditeurs, le budget d’un PIM peut varier en fonction :

• du nombre d’utilisateurs,
• du nombres de produits,
• du nombre de canaux,
• du nombre de publications,
• du nombre de langues.

Les coûts d’intégration

Avant toute chose, il est important que vous définissiez le périmètre de votre projet PIM. Cela passe par la définition des objectifs, les livrables, la mise en place d’un planning et la définition des utilisateurs clés et leurs rôles.

Nous vous conseillons de bien spécifier vos attentes avant de vous lancer dans le paramétrage du PIM.

L’intégration, c’est l’étape au cours de laquelle se feront :

• les spécifications,
• le paramétrage du PIM et son adaptation aux différents services de l’entreprise,
• les tests,
• la recette.

Une fois le PIM paramétré, vous pouvez passer à la formation.

La formation de vos équipes

Après l’intégration, il faut que les utilisateurs de la solution soient bien formés. La plupart de formations ne sont pas incluses dans le coût d’installation du logiciel. Il est donc nécessaire de prévoir un budget pour la formation des collaborateurs afin de rendre l’utilisation du PIM optimale.

Vos collaborateurs doivent être accompagnés. Il faut savoir que le déploiement du PIM entrainera un changement d’habitudes dans les processus de vos différents services et nécessitera un temps d’accompagnement et d’adaptation.

Vous devez identifier un référent en interne pour effectuer les ajustements et les rappels lors de l’utilisation quotidienne de la solution par les équipes.

Certains éditeurs sont certifiés Qualiopi. Une certification qui vous assure de la qualité des prestations fournies car les éditeurs certifiés sont audités suivant des critères très réglementés. Cette certification vous assure également une prise en charge du budget formation par votre OPCO.

Les évolutions de votre projet PIM

Vos demandes d’évolutions ne sont pas incluses dans le coût initial. Cela fait partie des coûts parfois cachés.

Votre organisation et votre offre produits vont évoluer dans le temps. Cela pourra nécessiter des évolutions du paramétrage du PIM (voire des développements spécifiques). Pour limiter les coûts liés à ces évolutions, assurez-vous bien que vous serez autonomes pour effectuer ces évolutions.

Si votre projet a nécessité des développements spécifiques, il faut s’assurer que les montées en version du logiciel PIM n’impactent pas les développements spécifiques que l’intégrateur aura éventuellement mis en place. Pour éviter ces problèmes, il est toujours préférable de rester dans les fonctionnalités natives du PIM choisi pour limiter les frais qui peuvent être liés aux développements spécifiques.

Demandez une proposition financière détaillée

Pour bien comparer les propositions des différents prestataires (éditeurs et intégrateurs), demandez des propositions les plus détaillées possible. Cela vous permettra de vous assurer que tous vos besoins ont bien été intégrés dans ces propositions. Ne sous-estimez pas la charge et le coût de la phase de spécifications, qui est une phase clé d’un projet PIM. En revanche, selon la solution PIM retenue, certains postes (paramétrage, initialisation des données)  pourront être pris en charge directement par vos équipes.

Quel est le retour sur investissement (ROI) d’une solution PIM ?

L’implémentation d’une solution PIM représente un investissement important pour les entreprises. En amont de cet investissement, il est essentiel d’évaluer la rentabilité de celui-ci.

Grâce à l’automatisation des processus, vous obtiendrez un gain de temps considérable. Vous n’aurez plus besoin de courir à droite et à gauche pour trouver les bonnes informations, mettre à jour ou publier une fiche produit.

Ainsi, vous travaillerez d’une manière plus sereine et vous vous concentrerez sur des tâches qui ont une réelle valeur ajoutée pour la génération du chiffre d’affaires de votre entreprise.