Quelle est la meilleure solution PIM en 2024 ? Quelle solution PIM choisir ?

Vous avez réalisé que la gestion de votre référentiel produit a besoin d’être structurée et optimisée ? C’est la raison pour laquelle la mise en place d’une solution PIM / DAM s’avère nécessaire.

En commençant vos recherches, vous avez dû trouver différentes solutions sur le marché et vous vous demandez quelle serait la meilleure solution PIM. C’est à dire, celle qui correspondra le mieux à votre entreprise et à vos besoins.

Aussi, cet article vous donnera une définition claire d’une solution PIM et apportera des réponses intéressantes à toutes vos questions. En vous présentant les principales caractéristiques d’un logiciel PIM, son périmètre ainsi que le budget pour sa mise en place, vous allez pouvoir faire le bon choix.

De cette manière, vous aurez toutes les cartes en mains pour choisir la meilleure solution PIM.

Au sommaire :

• Qu’est-ce qu’une solution PIM (Product Information Management) ?
• Quel est le périmètre d’une solution PIM ?
• Quelle est la meilleure solution PIM pour mon entreprise ?
• Quelle est la meilleure solution PIM pour mon budget ?

Qu’est-ce qu’une solution PIM (Product Information Management) ?

Pour commencer, PIM signifie « Product Information Management ». En français, le terme PIM est traduit par l’acronyme GIP, pour Gestion des Informations Produits.

Une solution PIM permet de collecer, d’enrichir et de publier les données produits d’une entreprise.

Ainsi, une solution PIM est un logiciel paramétrable , qui peut être composé de différents modules :

• PIM : gestion des données produits,
• DAM : gestion des médias,
• Publication papier : création de fiches techniques, de brochures et catalogues papier,
• Connecteur métiers, pour exporter les données produits à des formats d’échanges standardisés (FAB-DIS / ETIM, BMEcat, …),
• Connecteurs Web pour alimenter vos e-catalogues et sites e-commerce (WordPress, Prestashop, OroCommerce, Magento, Symfony / Sylius, …).

Chaque module est dédié à des fonctionnalités attendues : organisation et gestion des données produit, workflows, import / export de données, classement de médias, publication vers les canaux de distribution…

En quelques mots, nous pouvons dire qu’une solution PIM est une solution qui regroupe l’ensemble des données produits et des processus associés d’une entreprise. En complément d’un ERP ou d’un PLM, le PIM est le réceptacle de toutes les données produits qui se trouvent dans votre entreprise.

Quel est le périmètre d’une solution PIM ?

Pour réussir un projet PIM, il faut d’abord bien définir le périmètre du projet.

En effet, le PIM permet de gérer de nombreux types de données produits, tels que :

• Les données marketing (désignation, descriptifs, argumentaires, points forts, marchés…),
• Les données techniques (dimensions, performances…),
• Les données logistiques et tarifaires (plan de palettisation, prix public…),
• Les données réglementaires (certificats, conformités…),
• Les documents (notice de montage, fiche produit…),
• Les visuels et vidéos (produit nu, visuel d’ambiance…).

D’un point de vue fonctionnel, le PIM ne peut pas se substituer à un autre outil tel qu’un ERP, un PLM ou un WMS. La fonction principale du PIM reste la gestion des données descriptives des produits. Dans le cas de la gestion des prix, le PIM peut gérer des prix publics. En revanche, il ne vous permettra pas de gérer des prix spécifiques par client, c’est le rôle de l’ERP.

Si vous souhaitez donner accès à votre logiciel PIM à vos utilisateurs externes (fournisseurs, agence de communication, traducteurs, …), nous vous conseillons de mettre en place un portail client ou un portail fournisseur interfacé avec votre PIM. Cela facilitera l’accès, la consultation ou la mise à jour des données produits.

Quelle est la meilleure solution PIM pour mon entreprise ?

Maintenant que vous avez identifié qu’une solution PIM répondra bien à vos problématiques de gestion de données, vous devez sélectionner un éditeur de solution.

Bien sûr, plusieurs solutions PIM existent, en France comme à l’étranger. Elles comportent toutes des fonctionnalités qui vous aideront dans la gestion de vos données produits. Alors comment faire le bon choix ? Comment sélectionner la solution PIM qui répondra à vos besoins et à votre organisation ?

» le cahier des charges de votre solution PIM

La première étape, lorsqu’on choisit une solution PIM, est de définir précisément le cahier des charges du projet PIM. Vous pourrez ensuite transmettre ce cahier des charges aux différents éditeurs et/ou intégrateurs que vous allez consulter.

» la capacité à répondre à votre besoin

Lors du premier échange avec l’éditeur du PIM (ou l’intégrateur), celui-ci vous demandera certainement de lui expliquer votre projet. Dès cette première étape, vous serez en mesure d’apprécier la pertinence de ses réponses. Si vous souhaitez faire des exports de fichiers normés FAB-DIS et que le prestataire n’a jamais entendu parler des onglets CARTOUCHE, COMMERCE, LOGISTIQUE… et vous propose un connecteur Magento ? Ce n’est peut-être pas cette solution qu’il vous faut.

Certaines sociétés sont plus spécialisées dans certains secteurs que d’autres. Choisissez une solution PIM qui a des références dans votre secteur ! En plus des spécificités techniques de la solution, les interlocuteurs parleront le même langage que vous et vous feront bénéficier de leur expertise.

» l’aspect ergonomique et l’expérience utilisateur (UX)

Il ne faut pas oublier que vous ne serez pas la seule personne à utiliser la solution PIM dans votre entreprise. Que vous ayez un profil très marketing ou au contraire très technique, l’ergonomie du PIM est un point très important pour embarquer vos collaborateurs.

Il faut que la solution soit simple d’utilisation et ergonomique, pour que vous et  vos équipes puissiez la prendre en main rapidement et que vous puissiez être autonome.

» les fonctionnalités PIM

Une solution PIM peut être ergonomique, mais aussi très pauvre fonctionnellement. Concrètement, vos collaborateurs auront besoin de fonctionnalités qui soient à la fois utiles et puissantes. Par exemple : une saisie en masse capable de renseigner rapidement les caractéristiques des produits, ou encore un export de données en quelques secondes seulement.

Surtout, il faut que votre PIM soit capable d’exporter vos données dans différents formats de fichiers selon des matrices prédéfinies par vous-même ou vos clients. Si un PIM n’est pas capable d’exporter des données selon des formats personnalisés, vous rencontrerez des difficultés lors de la connexion avec les outils de votre système d’information ou pour transmettre vos données à vos clients ou partenaires.

La solution PIM que vous allez choisir doit également s’intégrer dans votre écosystème IT. Plusieurs méthodes sont possibles (échanges de fichiers, API). Vous devrez donc vous assurer que votre PIM pourra s’interfacer avec les différents outils de votre système d’informations (ERP, PLM, CMS,…).

Enfin, des fonctionnalités qui veillent aux processus et à la qualité de vos données sont essentielles dans un PIM. Il ne faut surtout pas que des données incomplètes ou erronées soient diffusées sur tous vos canaux de ventes.

» la modélisation de vos produits dans le PIM

Vous allez devoir modéliser et structurer vos produits dans le PIM, c’est à dire :

• organiser vos produits selon votre organisation et vos habitudes,
• définir la structure de vos produits : caractéristiques, variantes, options, accessoires, pièces de rechange, …

Le modèle de données de votre PIM devra donc être suffisant flexible pour pouvoir intégrer (sans développement si possible) la structuration actuelle et future de vos produits. 

» les fonctionnalités essentielles pour choisir votre solution PIM

Voici une liste de fonctionnalités essentielles que vous trouverez dans une solution PIM :

• des fonctionnalités pour organiser, structurer et renseigner les informations des produits,
• des outils d’aide à la rédaction des contenus, pour améliorer la qualité éditoriale,
• des outils de création automatique et d’optimisation de contenus (IA – Intelligence Artificielle – et ChatGPT),
• des workflows, pour gérer le cycle de vie d’un produit jusqu’à sa validation,
• des outils de traduction manuelle ou automatique,
• des alertes et notifications, qui seront envoyées aux utilisateurs, pour faciliter l’organisation et le suivi des tâches,
• des indicateurs de qualité et de complétude, pour suivre en direct l’état de la base de données produits,
• des fonctionnalités pour importer et exporter les informations produits,
• des fonctionnalités pour diffuser vos données produits (web, papier).

» l’analyse des références du prestataire PIM

Vous ne serez probablement pas le premier projet du prestataire PIM.

Alors, pour vous donner une idée de sa capacité à vous accompagner tout au long du projet, vérifiez ses références clients. La plupart des prestataires PIM ont une page de références clients qui reflète assez bien leurs secteurs de prédilection. Vous êtes un fabricant dans le secteur de l’industrie, vous retrouverez parmi les références certaines sociétés que vous connaissez, déjà équipées de cette solution. Au contraire, si vous ne vous retrouvez pas de nom connu dans les références clients proposés, cela peut déjà être un point de questionnement dans le choix de l’outil.

Pour autant, n’hésitez pas à demander directement aux prestataires PIM s’ils seront en mesure de vous accompagner tout au long de votre projet.

» attention aux vendeurs de rêves !

Maintenant, vous devriez déjà avoir quelques clés en mains pour choisir la meilleure solution PIM.

Mais il y a toujours des pièges à éviter :

• La solution n’intègre pas nativement une fonctionnalité demandée. Le prestataire peut vous proposer une évolution spécifique pour votre projet. Faites attention à ce que cette évolution respecte votre cahier des charges et que le prestataire s’engage à la maintenir dans le temps.
• Le commercial vous propose une remise exceptionnelle de 50% sur les coûts de licence. Bien que la négociation fasse partie de toute démarche commerciale, une baisse significative des coûts proposés initialement cache sûrement une faiblesse de la solution ou de l’éditeur.
• Les coûts d’intégration sont élevés. Le paramétrage et l’accompagnement à la mise en place de votre solution font partie des coûts du projet. Des coûts d’intégration élevés mettent en évidence la difficulté du paramétrage de la solution. Pour mieux cadrer ces coûts, vous pouvez demander aux prestataires de participer vous-même au paramétrage de la solution. Vous serez formé en amont et rapidement autonome dans l’utilisation de votre solution PIM !

Concrètement, le meilleur moyen pour éviter ces pièges est de demander à la société de réaliser un POC (Proof of concept), avec vos données. Ce POC vous permettra de vous projeter dans la solution avec vos données et la mise en place des fonctionnalités demandées.

Les gains d’une solution PIM

Pour bien comparer les solutions PIM, vous pourrez également mesurer les gains que vous obtiendrez avec chaque solution, en analysant l’existant et ce que proposent les différentes solutions.

» gains de qualité des informations produits

L’amélioration de la qualité des informations produits que vous publiez est essentielle, pour développer la vente de vos produits.

Pour améliorer la qualité des données, une solution PIM doit notamment intégrer :

• des outils de mesure de la qualité,
• des outils pour faciliter la création des contenus (intégration de l’IA dans le PIM),
• des processus pour garantir le contrôle et la validation des données.

» gains de coûts de gestion des données produits

En centralisant les données produits, un PIM diminue les coûts de gestion des données produits :

• recherche rapide d’une donnée,
• saisie et mise à jour une seule fois et dans un seul outil,
• diminution des opérations manuelles (copier/coller, …).

» gains de temps de mise à disposition de l’information

L’objectif final d’un PIM est de diffuser les informations produits d’une entreprise sur les différents canaux de vente et de distribution de cette entreprise.

Pour accélérer cette diffusion et diminuer le « Time To Market », un logiciel PIM doit par exemple proposer :

• des processus automatisées pour gérer le cycle de données des produits (de l’ERP jusqu’au client),
• des solutions d’alimentation automatique et sécurisée des sites Web / e-commerce,
• des outils de création automatique de fiches produits et de catalogues PDF,
• des solutions pour exporter facilement des données à des formats personnalisés,
• des outils de création automatique des matrices de données à fournir aux clients  (FAB-DIS, ETIM, …).

Encore une fois, n’hésitez pas à tester les différentes solutions PIM pour évaluer les gains que vous obtiendrez.

Quelle est la meilleure solution PIM pour mon budget ?

Face aux différentes solutions PIM du marché, il est parfois compliqué de s’y retrouver parmi les différentes offres.

Néanmoins, outre les modèles économiques, certains éléments auront un impact significatif sur le coût et le ROI (retour sur investissement). L’achat d’une solution PIM implique aussi des frais liés aux ressources humaines de votre entreprise.

L’objectif est que le PIM soit une solution collaborative utilisée par la plupart des services de votre entreprise. Il faut donc prévoir de l’accompagnement pour bien embarquer les équipes, des heures de formation ainsi que du support.

Voici les principaux frais à prendre en considération :

• Le coût du logiciel (mode achat ou abonnement),
• Les frais d’hébergement et de maintenance,
• L’accompagnement et le soutien de la part de l’intégrateur,
• Le coût et le temps d’implantation,
• Le coût et le temps de la formation,
• La charge de vos ressources dans le projet,
• Le coût d’accompagnement une fois la solution PIM en production.

Notre conseil est de bien identifier l’ensemble des coûts lors du processus d’avant-vente. Avec les équipes NEXTPAGE© (solution PIM / DAM / PUBLICATION), nous prenons le temps de définir ensemble une enveloppe budgétaire en fonction de vos attentes et de vos contraintes budgétaires.

Pour conclure, la meilleure solution PIM sera celle qui répondra à vos besoins et à votre organisation. En choisissant la bonne solution PIM, vous aurez la chance d’emmener votre projet de gestion de données encore plus loin que vous ne l’aviez imaginé. Pour cela, il faut trouver la bonne alchimie entre fonctionnalités, budget, expertise et relation avec vos partenaires PIM sur ce projet.